Łatwe zarządzanie treściami cyfrowymi, zmniejszenie nakładu pracy i wysoka wydajność

Zarządzanie dokumentami

OpenKM to oprogramowanie do kompleksowego zarządzania zasobami informacyjnymi w firmie (ECM - ang. Enterprise Content Management), często nazywane systemem zarządzania dokumentami (DMS - ang. Document Management System). W literaturze poświęconej zarządzaniu dokumentami często pojawiają się terminy takie jak: DMS, ERDMS lub CMS, przy czym względy obiektywne grają zazwyczaj drugorzędną rolę wobec zasad panujących na rynku.

Oprogramowanie do zarządzania dokumentami to program komputerowy używany w celu przechowywania, zarządzania i śledzenia dokumentów w formie elektronicznej oraz obrazów elektronicznych przedstawiających informacje w wersji papierowej pozyskane za pomocą skanera dokumentów.

OpenKM to rozwiązanie umożliwiające firmom sprawowanie kontroli nad produkcją, przechowywaniem, zarządzaniem i dystrybucją dokumentów elektronicznych, co przekłada się na zwiększenie wydajności, a także możliwość ponownego wykorzystania informacji i kontrolowania obiegu dokumentów.

Oprogramowanie OpenKM zawiera wszystkie funkcje potrzebne do zarządzania dokumentami, współpracy i zaawansowanego wyszukiwania, a wszystko to w formie jednego, prostego w obsłudze rozwiązania. Ponadto system wyposażono w narzędzia administracyjne, pozwalające określić role poszczególnych użytkowników, uprawnienia i limity dyskowe (user quota), a także poziom zabezpieczeń dokumentów, szczegółowy rejestr aktywności i ustawienia automatyzacji.

Oprogramowanie zarządzania dokumentami OpenKM stanowi bardzo cenne repozytorium korporacyjnych zasobów informacyjnych, które ułatwia tworzenie wiedzy, a także usprawnia proces podejmowania decyzji, pracę w grupach oraz produktywność firm poprzez dzielone praktyki, lepsze relacje z klientem, szybsze cykle sprzedaży, usprawniony czas wprowadzenia produktu na rynek oraz bardziej świadomy proces podejmowania decyzji.

Oprogramowanie OpenKM do kompleksowego zarządzania dokumentami w firmie umożliwia:

  • Sprawowanie kontroli nad informacjami w firmie.
  • Zbieranie informacji z wszelkich źródeł cyfrowych.
  • Współpracę z członkami zespołu przy dokumentach i projektach.
  • Wykorzystywanie przez organizacje zgromadzonej wiedzy poprzez lokalizowanie dokumentów, ekspertów oraz źródeł informacji.
  • Kompleksowe zarządzanie zasobami informacyjnymi.
  • Zarządzanie treściami cyfrowymi.
  • Zarządzanie dokumentami.

Zarządzanie rekordami

Zarządzanie rekordami OpenKM Records Management pozwala wydajnie i systematycznie kontrolować tworzenie, odbiór, utrzymanie, utylizację i dysponowanie rekordami archiwizowanymi w firmie, co obejmuje również procesy przechwytywania i przechowywania dowodów oraz informacji dotyczących czynności i transakcji biznesowych w formie rekordów.

System zarządzania rekordami OpenKM pozyskuje dane z rekordów tworzonych na przestrzeni czasu, zarządza nimi i zapewnia do nich dostęp.

System śledzenia OpenKM Tracking System kontroluje procesy, podczas których prowadzący firmę muszą dotrzymać określonych, odgórnie narzuconych i monitorowanych terminów.

Funkcja dyspozycji OpenKM Disposition to szereg procesów związanych z wdrażaniem, niszczeniem lub przekazywaniem decyzji dotyczących rekordów, które są dokumentowane przez władze lub inne organy. Niszczenie to proces wyeliminowania lub usunięcia rekordów tak, że odzyskanie ich jest niemożliwe.

Teczka OpenKM File Plan to zbiór zasad odnoszących się do wszystkich rodzajów rekordów archiwizowanych przez firmę, określający miejsce i okres przechowywania, odnośne polityki, sposób niszczenia i osobę odpowiedzialną za zarządzanie nimi.

Oprogramowanie OpenKM do kompleksowego zarządzania dokumentami w firmie umożliwia:

  • Ustawienia zarządzania cyklem życia.
  • Ustawienia zarządzania informacjami.
  • Zarządzanie treścią.

Obieg dokumentów

Oferta OpenKM obejmuje silnik organizacji pracy (Workflow), służący do programowania i ponownego wykorzystania algorytmów biznesowych, upraszczania procesów biznesowych, i usprawniania współpracy pracowników z firmą i ze sobą nawzajem. OpenKM umożliwia firmom wymianę informacji transakcyjnych oraz szybsze odpowiedzi na nowe lub zmienione wymagania biznesowe poprzez powiązanie procesów z tworzeniem treści.

Zarządzając dokumentami w OpenKM masz pewność, że wszystkie twoje dokumenty są przechowywane w formie elektronicznej oraz organizowane w sposób adekwatny do twojego toku pracy i potrzeb dostępu. Ich odzyskiwanie jest proste dzięki inteligentnej wyszukiwarce globalnej.

  • Tworzenie złożonych systemów obiegu dokumentów.
    • Systemy organizujące sprawdzanie, zatwierdzanie i weryfikację.
    • Wsparcie dla linearnego lub równoległego obiegu dokumentów.
  • Przypisywanie zadań grupom lub użytkownikom.
  • Monitorowanie zadań, statusu i procesów obiegu dokumentów.
  • Konfiguracja powiadomień o wiadomościach mailowych.

Zautomatyzowane zadania

W określonych sytuacjach możliwe jest zastosowanie zasad zatwierdzania i wykonanie pewnych działań na dokumentach bez ingerencji człowieka. Poniżej podano kilka przykładów:

  • Pozyskiwanie metadanych.
  • Klasyfikacja dokumentów.
  • Zautomatyzowana realizacja obiegu dokumentów.
  • Podpis elektroniczny.

Największe zalety automatyzacji to:

  • Większa wydajność.
  • Zmniejszony czas pracy.
  • Lepsza jakość.
  • Wysoka dokładność.
  • Zmniejszenie wydatków oraz bezpośrednich kosztów pracy ludzkiej.
  • Automatyzacja dokumentów.

Moduły

Archiwizator maili: Używa repozytorium jako systemu zarządzania dokumentami, aby masowo przechowywać wiadomości. Zautomatyzowano proces wysyłania plików mailowych w celu zachowania i ochrony wszystkich maili.

Multitenant: Multi-tenancy (wielo-najem) pozwala na hosting wielu niezależnych klas użytkowników w ramach tej samej instancji, zainstalowanej na pojedynczym serwerze lub na ich klastrze.

Podpis elektroniczny: Według handlu internetowego oraz prawa, podpis na dokumencie stanowi zaakceptowanie przez daną osobę intencji tam zawartych.

Kod kreskowy: Moduł odczytu i identyfikacji kodu kreskowego.

Elektroniczne fakturowanie: Moduł e-fakturowania wydobywa faktury o formacie „XML” i przechowuje je w systemie.

CMIS: Określone pakiety łączników OpenCMIS, umożliwiające OpenKM działanie jako serwer CMIS.

Kryptografia: Pliki są zaszyfrowywane i odszyfrowywane.

Raporty: Stwórz i korzystaj z własnych Jasper Reports. Raporty są generowane w formacie PDF.

Menedżer zadań: Tworzy, zarządza i przypisuje zadania użytkownikom

Integracja

Zarządzanie dokumentami OpenKM oferuje interoperacyjną platformę wykorzystującą zasoby aplikacji oraz repozytoriów z całej firmy. Opracowaliśmy OpenKM, aby zapewnić kilka metod integracji:

  • OpenKM SDK dla Java, .Net oraz PHP.
  • Korzystanie z Webservices SOAP oraz REST API.
  • Uwierzytelnianie jest podłączane; łatwo obsługuje zewnętrzne bazy danych użytkowników, LDAP, Active Directory, SSO oraz CAS.
  • Można nawet tak skonfigurować magazyn danych, aby wdrożyć go w dowolnej bazie danych, jak np. MySQL, PostgreSQL, Oracle lub SQL Server.

Dostępne łączniki: AutoCAD, MS Office, Vtiger, BonitaSoft, Kofax, Abby Flexicapture.

Stwórz swoją własną aplikację

OpenKM Kcenter Platform stanowi potężne środowisko, które pozwala na stworzenie własnych aplikacji bazujących na twoich wymaganiach biznesowych. Dzięki tym aplikacjom możesz łatwo zarządzać treściami, uprościć sobie pracę oraz zwiększyć wydajność.

OpenKM Kcenter Platform opiera się na Spring Boot oraz Bootstrap zaprojektowanych tak, aby przyspieszyć proces tworzenia oraz konserwacji aplikacji zasilanych przez Spring przy zachowaniu wysokiej elastyczności oraz rzetelności. Oferujemy prostą, lecz kompleksową platformę do tworzenia, rozwijania oraz konserwacji aplikacji Java w firmie.

Korzyści korzystania z OSGI

  • Zmniejszona złożoność.
  • Możliwość ponownego użytku.
  • Łatwy proces wdrażania.
  • Dynamiczne aktualizacje.
  • Inteligencja.
  • Wydajność.
  • Bezpieczeństwo.
  • Przejrzystość.
  • Wersjonowanie.
  • Prostota.
  • Mały.
  • Szybki.
  • Nieinwazyjny.
  • Powszechnie używany.

Program partnerski

Program partnerski OpenKM został zaprojektowany w celu stworzenia wzajemnie korzystnych relacji, co podnosi ogólny sukces i możliwości ekosystemu OpenKM. Mając wsparcie OpenKM, partnerzy mogą z ogromną elastycznością pozyskać możliwości powiązane z OpenKM na twoim terytorium. Praca z tymi partnerami ma na celu zapewnić klientom najlepsze możliwe rozwiązania przy zarządzaniu dokumentami w firmie.

W OpenKM nasi partnerzy pomagają nam uzyskać większość naszych globalnych przychodów – nasz program powstał po to, aby pomóc ci odnieść sukces. Zobowiązujemy się zapewnić zasoby, które są potrzebne do szybkiego uruchomienia twoich inicjatyw w OpenKM, pomogą zdobyć więcej klientów oraz zapewnić dodatkowe przychody do istniejącego już biznesu.

Partnerzy OpenKM to wciąż rosnąca społeczność integratorów systemu, dostawców oprogramowania, infrastruktury oraz odsprzedawców, którzy tworzą swoje własne rozwiązania z OpenKM.

Decydując się na zostanie partnerem można zyskać dostęp do wielu usług, np. szkolenia dla użytkowników odnośnie prawidłowego korzystania z programu, aby w pełni wykorzystać potencjał aplikacji, konsultacji, personalizacji, konfiguracji produktu, skanowania dokumentów oraz możliwości zewnętrznego hostowania i wiele innych.

Zawsze poszukujemy partnerów z entuzjazmem i szeroką wiedzą specjalistyczną w zakresie technologii, zaangażowaniem w poszukiwanie innowacyjnych rozwiązań dla klientów oraz rozpoznawalną i zaufaną obecność na ich terytorium.

Skontaktuj się z nami

Ogólne zapytania

WaySoft sp. z o.o.

E-mail:
e-mail
Telefon:
+48 22 102 101 7 ( Polska )
Siedziba główna:
Aleje Jerozolimskie 89/43 02-001 Warszawa

Polska: Proszę zadzwoń +48 22 102 101 7.
Godziny pracy:
Poniedziałek – Piątek 08:00 – 16:00 w celu otrzymania natychmiastowej pomocy. Obecnie w Polska, Czwartek 11:48 am w Warszawa.

OpenKM na świecie:

Afryka Północna: https://www.openkm.me
Bliski Wschód: https://www.openkm.me
Chiny: https://www.openkm.cn
Francja: https://www.openkm.fr
Hiszpania: https://www.openkm.com
Indonezja: https://www.openkm.id
Kanada: https://www.openkm.ca
Malezja: https://www.openkm.my
Niemcy: https://www.openkm.de
Polska: https://www.openkm.pl
USA: https://www.openkm.us
Włochy: https://www.openkm.it