Zarządzanie zapisami

Plan dokumentacji to komleksowy zarys, który zawiera serię rekordów, pliki organizacji, aktywne lokacje dokumentacji, instrukcje przeniesienia dokumentacji, instrukcje przechowywania i zarządzania plikami, oraz inne konkretne instrukcje, które zawierają wskazówki efektywnego zarządzania zapisami.

Plan dokumentacji oprogramowania OpenKM, określająjak zapisy powinny być uporządkowane jak zostaną stworzone i otrzymywane, zapewnia "mapę drogową" rekordów tworzonych i utrzymywanych przez jednostkę organizacyjną i wspierać dyspozycję rekordów.

Plan dokumentacji jest tworzony poprzez wyszczególnienie serii rekordów dokumentacji w twojej jednostce organizacyjnej, takie jak informacje przez kogo i jak są zarządzane, uwzględniając powyższe informacje w planie dokumentacji.

Funkcje

Plan dokumentacji oprogramowania OpenKM, przedstawia każdy typ rekordów w organizacji, lokalizację w której powinny być przechowywane, zasady wobec nich stosowane, harmonogram i chronologia zarządzania, sposób ich dyspozycji, oraz osobę bądź osoby odpowiedzialne za zarządzanie nimi. To obejmuje następujące zadania:

• Przdstawienie rodzajów przedmiotow, które organizacja uznaje za rekordy.
• Klasyfikowanie rekordów w szeroki zakres kategorii.
• Wskazywanie gdzie rekordy są przechowywane.
• Przedstawienie okresu przechowywania rekordów.
• Wyznaczanie kto jest odpowiedzialny za zarządzanie różnymi rodzajami rekordów.
• Praca z elektronicznymi i nieelekronicznymi rekordami.

Dziedziczenie

Pozwala na dziedziczenie pomiędzy seriami dokumentacji.

• Dziedziczenie z dokumentacji nadrzędnej do dokumentacji podrzędnej.
• Rozszerzenie serii dokumentacji.
• Klonowanie serii dokumentacji.

Zabezpieczenia

Ustawianie zabezpieczeń przez serię dokumentacji zapisu.

• Zabezpieczenie na podstawie systemu plugin OpenKM.
• Tworzenie własnych dynamicznych zabezpieczeń dla każdej serii dokumentacji, na podstawie wartości metadanych.

Manadżer wpisów

• Manadżer wpisów na podstawie systemu plugin OpenKM.
• Tworzenie własnej dynamicznej logiki dla każdej serii dokumentacji, dla przykładu na podstawie wartości metadancyh, seria dokumentacji może być awansowana do statusu "zapis".
• Dynamiczna logika oceny zadania "awansuj jako zapis".

Wyszukiwanie

Definiowanie powszechnych wyszukiwań na podstawie serii dokumentacji rekordów.

Klasyfikacja aktywności biznesowych

Klasyfikacja aktywności biznesowych spełnia funkcję potężnego narzędzia do wspomagania prowadzenia biznesu i w wielu procesach zaangażowana w zarządzanie zapisami:

• Zapewnienie połączeń pomiędzy pojedynczymi rekordami z akumulacją w celu zapewnienia ciągłego zapisu aktywności.
• Zapewnienie, że zapisy są nazywane w spójny sposób z biegiem czasu.
• Wspomaganie w odzyskiwaniu wszystkich rekordów odnoszących do konkretnych funkcji lub aktywności.
• Określenie zabezpieczeń i odpowiedniego dostępu do zestawów rekordów.
• Przydzielanie uprawnień użytkownika: dostępu, akcji na, szczególncyh grup rekordów.
• Dystrybucja odpowiedzialności zarządzania poszczególnymi zbiorami rekordów.
• Dystrybucja rekordów akcji.
• Określanie odpowiednich okresów zapamiętywania i zarządzania akcjami do zapisu.

System klasyfikacji

System klasyfikacji odzwierciedla biznes organizacji, z której wynikają i są wzorowane na analizach aktywności biznesowej organizacji. System może być użyty do wspierania różnorodnych procesów zarządzania zapisami.

Katalog

• Katalogowanie oparte na systemie plugin OpenKM ( pozwala na automatyczne zarządzanie dokumentami i zapisami ).
• Tworzenie dynamicznych przeznaczeń na podstawie wartości rekordów.
• Dynamiczny kreator wymagający od użytkownika wartości metadanych na podstawie serii dokumentacji rekordów ( kontrolowanie twórczości ).

Rozporządzenie

• Rozporządzenie oparte na systemu plugin OpenKM.
• Ustawienie harmonogramu i okresu zapamiętywania ( okres zapamiętywania ).
• Tworzenie dynamicznego rozporządzenia na podstawie wartości rekordów.