Tworzenie i utrzymywanie autentycznych, rzetelnych i funkcjonalnych rekordów

Przegląd

Zarządzanie dokumentami OpenKM wspiera oprogramowanie zarządzania zapisami. Zarządzanie treścią przedsiębiorstwa (Enterprise Content Management) - ECM - to pojęcie zdefiniowane w 2005 przez profesjonalistów IT, które konkuruje z innymi konceptami takimi jak EDRMS lub ERMS. Istnieje literatura z terminami związanymi z zarządzaniem dokumentami, takimi jak; ECM, EDRMS, ERMS, DM, KM , wpływ na to bardziej mają zasady marketingowe niż obiektywne powody.

My preferujemy termin EDRMS (dokumenty przedsiębiorstwa i system zarządzania zapisami ang.Enterprise Document and Record Management System), powodzenie w mniejszym stopniu w świecie marketingu, jednak z naszego punktu widzenia bardziej ścisły i reprezentacyjny.

Zarządzanie informacjami w zarządzaniu zapisami, to zakres zarządzania odpowiedzialny za wydajną i systematyczną kontrolę działania, potwierdzenia, utrzymywania, użycia i dyspozycji rekordów, włączając procesy przechwytywania i utrzymywania dowodów i informacji dotyczących aktywności biznesowych i transakcji w formie rekordów. Zapisy to informacje stworzone, otrzymane, utrzymywane jako dowód i informacje organizcji lub osoby, w celu regulacji prawnych lub w transakcji biznesowych.

Rozwiązania oprogramowania zarządzania zapisami wspierają manadżerów dokumentów i każdą osobę, która tworzy lub używa rekordów w przebiegu ich procesów biznesowych. Elektroniczne zarządzanie zapisami w organizacji zawiera:

  • Ustalenie zasad i standardów.
  • Przypisywanie zobowiązań i uprawnień.
  • Opracowaniu i rozpowszechnieniu procedur i wytycznych.
  • Zarządzanie infromacjami.
  • Zapewnienie zakresu serwisów związanych z zarządzaniem i użyciem rekordów.
  • Projekt, implementacja i administracja wyspecjalizowanych systemów zarządzania zapisami.
  • Integracja zarządzania zapisami z systemem biznesowym i procesami.

Wszystkie organizacje muszą identyfikować środowisko regulacyjne, które ma wpływ na ich aktywność i wymaga dokumentowania ich aktywności. Zasady i procedury organizacji powinny uwzględniać aplikację środowiska regulacyjnego do ich procesów biznesowych. Organizacja powinna zapewnić adekwatne dowody stosowania środowiska regulacyjnego w zapisach ich aktywności.

Organizacja powinna ustanowić, dokumentować, utrzymywać i stosować zasady, procedury i praktyki do zarządzania zapisami, aby upewnić się, że spełniona jest potrzeba dowodu, odpowiedzialności i informacji na temat aktywności biznesu.

Korzyści

W scenariuszu zarządzania zapisami elektronicznymi zapisy są tworzone, odbierane i wykorzystywane podczas prowadzenia działalności gospodarczej. Aby wesprzeć prowadzenie biznesu, zachować zgodność z regulacjami prawnymi i zapewnić odpowiedzialność, organizacje powinny tworzyć i utrzymywać autentyczne, niezawodne i przydatne zapisy oraz chronić integralność tych rekordów tak długo, jak to konieczne. Aby to zrobić, organizacje powinny ustanowić i przeprowadzić kompleksowy program zarządzania dokumentacją, który obejmuje:

  • Określanie, które rekordy powinny być tworzone w każdym procesie biznesowym i jakie informacje muszą być zawarte w tym zapisie.
  • Decydowanie w jaki sposób należy tworzyć i rejestrować formularze i struktury oraz jakie technologie powinny być użyte.
  • Określanie jakie metadane powinny być tworzone z rekordem i poprzez procesy zapisu wiązać te informacje w sposób automatyczny.
  • Zachowanie rekordów i umożliwienie dostępu do nich z czasem, w celu spełnienia wymagań biznesowych i oczekiwań społeczności.
  • Zapewnienie, że rekordy są utrzymywane w pewnym i zabezpieczonym środowisku.
  • Identyfikacja i oszacowanie możliwości poprawy efektywności, wydajności i jakości procesów, decyzji i akcji, które mogą być rezultatem lepszego tworzenia i zarządzania rekordami.
  • Określenie wymagań odzyskiwania, używania i transmisji rekordów pomiędzy procesami biznesowymi a innymi użytkownikami oraz jak długo muszą być przechowywane w celu spełnienia tych wymagań.
  • Decydowanie jak organizować rekordy, aby spełniać wymagania użycia.
  • Ocena ryzyka, które występowałoby poprzez niepowodzenia posiadania miarodajnych dokumentów potwierdzających procesy biznesowe.
  • Spełnianie wymagań prawnych, regulacyjnych, stosowanych standardów i polityki organizacyjnej.
  • Zapewnienie, że rekordy są przechowywane tylko tak długo jak to jest to potrzebne lub wymagane.

Plan dokumentacji

Plan dokumentacji to komleksowy zarys, który zawiera serię rekordów, pliki organizacji, aktywne lokacje dokumentacji, instrukcje przeniesienia dokumentacji, instrukcje przechowywania i zarządzania plikami, oraz inne konkretne instrukcje, które zawierają wskazówki efektywnego zarządzania zapisami.

Plan dokumentacji oprogramowania OpenKM, określająjak zapisy powinny być uporządkowane jak zostaną stworzone i otrzymywane, zapewnia "mapę drogową" rekordów tworzonych i utrzymywanych przez jednostkę organizacyjną i wspierać dyspozycję rekordów.

Plan dokumentacji jest tworzony poprzez wyszczególnienie serii rekordów dokumentacji w twojej jednostce organizacyjnej, takie jak informacje przez kogo i jak są zarządzane, uwzględniając powyższe informacje w planie dokumentacji.

Funkcje

Plan dokumentacji oprogramowania OpenKM, przedstawia każdy typ rekordów w organizacji, lokalizację w której powinny być przechowywane, zasady wobec nich stosowane, harmonogram i chronologia zarządzania, sposób ich dyspozycji, oraz osobę bądź osoby odpowiedzialne za zarządzanie nimi. To obejmuje następujące zadania:

  • Przdstawienie rodzajów przedmiotow, które organizacja uznaje za rekordy.
  • Klasyfikowanie rekordów w szeroki zakres kategorii.
  • Wskazywanie gdzie rekordy są przechowywane.
  • Przedstawienie okresu przechowywania rekordów.
  • Wyznaczanie kto jest odpowiedzialny za zarządzanie różnymi rodzajami rekordów.
  • Praca z elektronicznymi i nieelekronicznymi rekordami.

Dziedziczenie

Pozwala na dziedziczenie pomiędzy seriami dokumentacji.

  • Dziedziczenie z dokumentacji nadrzędnej do dokumentacji podrzędnej.
  • Rozszerzenie serii dokumentacji.
  • Klonowanie serii dokumentacji.

Zabezpieczenia

Ustawianie zabezpieczeń przez serię dokumentacji zapisu.

  • Zabezpieczenie na podstawie systemu plugin OpenKM.
  • Tworzenie własnych dynamicznych zabezpieczeń dla każdej serii dokumentacji, na podstawie wartości metadanych.

Manadżer wpisów

  • Manadżer wpisów na podstawie systemu plugin OpenKM.
  • Tworzenie własnej dynamicznej logiki dla każdej serii dokumentacji, dla przykładu na podstawie wartości metadancyh, seria dokumentacji może być awansowana do statusu "zapis".
  • Dynamiczna logika oceny zadania "awansuj jako zapis".

Wyszukiwanie

Definiowanie powszechnych wyszukiwań na podstawie serii dokumentacji rekordów.

Klasyfikacja aktywności biznesowych

Klasyfikacja aktywności biznesowych spełnia funkcję potężnego narzędzia do wspomagania prowadzenia biznesu i w wielu procesach zaangażowana w zarządzanie zapisami:

  • Zapewnienie połączeń pomiędzy pojedynczymi rekordami z akumulacją w celu zapewnienia ciągłego zapisu aktywności.
  • Zapewnienie, że zapisy są nazywane w spójny sposób z biegiem czasu.
  • Wspomaganie w odzyskiwaniu wszystkich rekordów odnoszących do konkretnych funkcji lub aktywności.
  • Określenie zabezpieczeń i odpowiedniego dostępu do zestawów rekordów.
  • Przydzielanie uprawnień użytkownika: dostępu, akcji na, szczególncyh grup rekordów.
  • Dystrybucja odpowiedzialności zarządzania poszczególnymi zbiorami rekordów.
  • Dystrybucja rekordów akcji.
  • Określanie odpowiednich okresów zapamiętywania i zarządzania akcjami do zapisu.

System klasyfikacji

System klasyfikacji odzwierciedla biznes organizacji, z której wynikają i są wzorowane na analizach aktywności biznesowej organizacji. System może być użyty do wspierania różnorodnych procesów zarządzania zapisami.

Katalog

  • Katalogowanie oparte na systemie plugin OpenKM ( pozwala na automatyczne zarządzanie dokumentami i zapisami ).
  • Tworzenie dynamicznych przeznaczeń na podstawie wartości rekordów.
  • Dynamiczny kreator wymagający od użytkownika wartości metadanych na podstawie serii dokumentacji rekordów ( kontrolowanie twórczości ).

Rozporządzenie

  • Rozporządzenie oparte na systemu plugin OpenKM.
  • Ustawienie harmonogramu i okresu zapamiętywania ( okres zapamiętywania ).
  • Tworzenie dynamicznego rozporządzenia na podstawie wartości rekordów.

Skontaktuj się z nami

Ogólne zapytania

WaySoft sp. z o.o.

E-mail:
e-mail
Telefon:
+48 22 102 101 7 ( Polska )
Siedziba główna:
Aleje Jerozolimskie 89/43 02-001 Warszawa

Polska: Proszę zadzwoń +48 22 102 101 7.
Godziny pracy:
Poniedziałek – Piątek 08:00 – 16:00 w celu otrzymania natychmiastowej pomocy. Obecnie w Polska, Piątek 09:45 am w Warszawa.

OpenKM na świecie:

Afryka Północna: https://www.openkm.me
Bliski Wschód: https://www.openkm.me
Chiny: https://www.openkm.cn
Francja: https://www.openkm.fr
Hiszpania: https://www.openkm.com
Indonezja: https://www.openkm.id
Kanada: https://www.openkm.ca
Malezja: https://www.openkm.my
Niemcy: https://www.openkm.de
Polska: https://www.openkm.pl
USA: https://www.openkm.us
Włochy: https://www.openkm.it