Jak możesz skorzystać z zarządzania dokumentami

Jak możesz czerpać korzyści z zarządzania dokumentami

 Napisane przez Jane Travis 7 maja 2021 r.

Wraz z rosnącą ilością obowiązkowego elektronicznego raportowania do organów regulacyjnych, coraz większa liczba akt i  dokumentacji papierowej  nabiera obowiązkowej formy elektronicznej. Obecnie znaczna liczba kontrahentów chce wymieniać z prawnego punktu widzenia ważne informacje wyłącznie za pośrednictwem  elektronicznych strumieni dokumentów. Aby pozostać konkurencyjnym i obiecującym uczestnikiem rynku i nie stracić kluczowych przewag dla stabilnego i długoterminowego rozwoju, nowoczesna firma musi w odpowiednim czasie reagować na wymagania środowiskowe.

 Dlatego nie dziwi fakt, że elektroniczne raporty i  zarządzanie dokumentami  stały się kluczowymi elementami cyfrowego biznesu. Wewnętrzne przepływy dokumentów są potrzebne do zarządzania raportowaniem i poprawy jakości zarządzania. Zewnętrzna wymiana dokumentów jest niezbędna do szybkiej, gwarantowanej wymiany prawnie istotnych informacji z kontrahentami oraz do zarządzania dokumentami regulacyjnymi.

 Zalety elektronicznego zarządzania dokumentami

Główną zaletą jest czas: pracownik poświęca mniej czasu na zarządzanie raportami, a więcej na zwiększenie wydajności, podobnie jak student: może  kupić esej  i poświęcić czas na sprawy osobiste. Inne zalety to następujące punkty:

• Zwiększona szybkość obliczeń (jest to szczególnie ważne w medycynie podczas korzystania z urządzeń medycznych),
• Skrócony czas poświęcony na przetwarzanie plików,
• Możliwość szybkiego przygotowania puli niezbędnych plików do kontroli podatkowej lub innego wydarzenia,
• Wszystkie faktury są dostępne od razu po ich utworzeniu,
• Wygodne przechowywanie i wyszukiwanie plików,
• Ograniczenie ryzyka podatkowego: natychmiastowe, potwierdzone przesyłanie plików dotyczących zobowiązań podatkowych wyklucza grzywny i kary,
• Przyspieszenie rozliczeń i płatności,
• Poprawa dyscypliny wykonawczej: terminowe dostarczanie teczek papierowych, akceptacja ich itp.,
• Utrata plików jest wykluczona,
• Brak  dokumentacji drukowanej,
• Znacząca redukcja kosztów magazynowania i przetwarzania.

Udany projekt przejścia na oprogramowanie do elektronicznego  zarządzania dokumentami  zapewni firmie niezaprzeczalne korzyści. Pracownik oszczędza do 30% czasu poświęconego na zatwierdzanie i wyszukiwanie informacji i plików cyfrowych, koszt materiałów eksploatacyjnych jest trzykrotnie obniżony, wydajność pracy wzrasta do 25%, a koszt przechowywania zmniejsza się do 80%.

Koncepcja elektronicznego zarządzania dokumentami

Dokument elektroniczny to dane prezentowane w formie elektronicznej, jednocześnie nadające się do percepcji człowieka za pomocą komputera PC lub  oprogramowania zarządzającego, do wymiany za pośrednictwem kanałów telekomunikacyjnych i przetwarzania na urządzeniach elektronicznych. Mają zastosowanie w różnych branżach. Na przykład istnieją  urządzenia medyczne  do szybkiego przesyłania informacji.

Oprogramowanie do zarządzania dokumentami elektronicznymi   to zautomatyzowany (w oparciu o program lub usługę) wielo użytkownikowy system wspierający proces zarządzania organizacją. Zakłada się, że procesowi zarządzania towarzyszą pliki czytelne dla człowieka, które są instrukcjami dla pracowników organizacji.

Podpis elektroniczny jest to niezbędny dokument elektroniczny do ochrony przed fałszowaniem i indosowaniem. Można stosować wszystkie rodzaje podpisów:

• Proste - dla liter i specyfikacji (opracowane przy użyciu kodów i haseł),
• Wzmocniony niekwalifikowany - dla plików z identyfikacją podpisującego (opracowany z wykorzystaniem kryptograficznej transformacji danych z wykorzystaniem klucza podpisu elektronicznego),
• Wzmocnione kwalifikacje przez centra certyfikacji ze specjalną akredytacją w narzędziach ochrony kryptograficznej (certyfikat do zatwierdzania faktur i raportowania do organów regulacyjnych i funduszy). Ten typ nie jest obowiązkowy dla wewnętrznego EDM, na przykład do wymiany plików cyfrowych z filiami, oddziałami i działami strukturalnymi.

Dokument elektroniczny jest równoznaczny z plikiem analogowym na papierze z odręcznym podpisem.

Plusy i minusy między korporacyjnych systemów zarządzania dokumentami elektronicznymi

Aby zorganizować zewnętrzny elektroniczny obieg dokumentów, należy najpierw stworzyć i uruchomić wewnętrzny z wykorzystaniem nowoczesnych systemów elektronicznego  zarządzania dokumentami . Przygotowując się do jego wdrożenia, należy dokładnie ocenić wszystkie możliwe zagrożenia, minusy oraz plusy projektu. Główną wadą wdrożenia systemu pozostaje czynnik ludzki. Pracownicy muszą dostrzec zalety nowych systemów zarządzania, aby uniknąć wewnętrznego sabotażu przy użyciu  oprogramowania . Ponadto przejdą kwalifikowane szkolenie do pracy w systemie, co również może powodować niepożądane reakcje.

Praca w  systemach zarządzania dokumentami  będzie wymagała stworzenia kompetentnego serwisu wsparcia i utrzymania zdolnego do szybkiej odpowiedzi na wszystkie pytania użytkowników, szybkiego eliminowania problemów w pracy z systemem oraz prowadzenia aktualnej dokumentacji operacyjnej – regulaminów, instrukcji, notatek. Oznacza to, że firma będzie musiała dokonać konwersji istniejących plików papierowych na formularze elektroniczne.

Wdrożenie oprogramowania do zarządzania dokumentami elektronicznymi w organizacji

W celu złagodzenia wszelkich działań niepożądanych opisanych powyżej. Konieczne jest odpowiednie zaplanowanie wdrożenia, przygotowanie i przeszkolenie zespołu projektowego, zaangażowanie profesjonalnych analityków i metodyków elektronicznych systemów papierowych oraz zapewnienie wydajnego i odpornego środowiska IT oraz kanałów komunikacji.

Tylko dobrze zaplanowany projekt może odnieść sukces. W przeciwnym razie poniosą nieracjonalnie wysokie koszty naprawienia popełnionych błędów,  systemy zarządzania  nie będą działać, a staną się źródłem ciągłych problemów i wewnętrznych konfliktów.

Zalety elektronicznej dokumentacji HR w formie papierowej

Przepływ pracy HR jest integralną, bardzo obszerną i prawnie uregulowaną częścią wewnętrznego przepływu pracy każdej organizacji. W tej elektronicznej  dokumentacji papierowej  lub jej przetwarzaniu błędy mogą prowadzić do wysokich grzywien i kar ze strony organów regulacyjnych. Jakie inne  korzyści z zarządzania dokumentami  ma dział HR? Elektroniczny obieg pracy HR zminimalizuje główne zagrożenia w tym obszarze, zapewni wymagany poziom poufności, a jednocześnie dostępność niezbędnych informacji.

Za pomocą przepływu pracy HR możesz:

• Prowadź osobiste karty pracowników,
• Dokumentuj wszystkie ruchy personelu,
• Prowadzić archiwum ewidencji zwolnionych pracowników,
• Zorganizuj rezerwę personelu,
• Utrzymuj formularze tabeli personelu i księgę informacyjną stanowisk,
• Łatwe drukowanie dowolnych formularzy raportów.

Etapy tworzenia zewnętrznego systemu EDM

Budowa elektronicznego systemu zarządzania dokumentami w ramach danej organizacji rozpoczyna się od zmiany polityki rachunkowości i wystawienia odpowiedniego zlecenia.

Następnie powinieneś zawrzeć umowy z każdym kontrahentem, z którym planujesz założyć giełdę. Umowa musi zawierać zasady tworzenia, przesyłania i przechowywania teczek papierowych oraz pełną listę plików cyfrowych do wymiany.

Po zawarciu umów z kontrahentami i operatorem system jest gotowy do pracy: ty formujesz, podpisujesz i wysyłasz plik bezpiecznymi kanałami komunikacji, operator przesyła plik (ewentualnie przez roaming), kontrahent odbiera go, weryfikuje i publikuje dokument.

Bio Jane Travis:  Jane od pięciu lat pracuje jako autor treści w dziale marketingu firmy informatycznej. W wieku 27 lat uzyskała drugi stopień dziennikarstwa. Jane często pisze na różne tematy i dzieli się swoją wiedzą i doświadczeniem zawodowym, aby szkolić przyszłych profesjonalistów z różnych dziedzin.