Jak uprościć zarządzanie rekordami w szkołach

Jak uprościć zarządzanie rekordami w szkołach

Napisane przez Jennifer Broflowski, 4 grudnia 2020 roku

Sercem każdej szkoły nie są, jak może się wydawać uczniowie czy nauczyciele, ale jej dokumentacja. Każdy student uczęszczający do instytucji edukacyjnej, czy to szkoły publicznej, prywatnej, uczelni czy uniwersytetu, generuje papierkową robotę. Uczniowie, a także personel oraz kuratorium tworzą ogromne ilości akt, zapisów oraz dokumentów, z których wszystkie muszą być odpowiednio przechowywane oraz udostępniane na żądanie odpowiednim osobom. Przy tych wszystkich aktach uczniów wchodzących i wychodzących ze szkół, efektywne i efektowne zarządzanie informacjami jest niezbędne. Ten artykuł podkreśli potrzebę prostego i skoordynowanego rozwiązania do zarządzania dokumentacją uczniów i studentów oraz tego, jak szkoły mogą usprawnić swoje istniejące już systemy informacji o uczniach.

Dokumentacja uczniowska, to wszystkie dokumenty utworzone na temat danego ucznia, obecnego lub byłego, w trakcie jego pobytu w danej szkole. Obejmują one raporty aplikacji, portfolio, skrypty egzaminów oraz dokumentację medyczną. Wszystkie te dokumenty muszą być przechowywane przez szkoły w łatwo dostępny sposób do przeglądu dla uczniów lub ich rodziców, nauczycieli czy opiekunów prawnych. W wielu szkołach prywatnych, publicznych i społecznych, a także na uniwersytetach, akta te są nadal przechowywane w dużych archiwach z wypełnionymi półkami ułożonymi aż po dach z przepełnionymi pudełkami.

Prowadzenie papierowych kopii dokumentacji wiąże się z wieloma problemami. Fizyczne przechowywanie dokumentów jest bardzo często wysoko pracochłonne oraz wymaga dużego zaangażowania personelu. Załóżmy, że szkoła musi znaleźć dowody, które przedstawi samorządowi, o dochodach uczniów, aby mogli oni otrzymać pomoc finansową. W najlepszym przypadku, pracownicy muszą udać się do archiwum, zlokalizować akta ucznia, wyjąć je, skserować oraz odesłać przed zwróceniem do właściwego miejsca. Ten proces nadal trwa do dwudziestu minut, przy założeniu, że dany dokument nie został źle napisany lub zgubiony co może prowadzić do niezliczonych godzin poświęconych na przeszukiwania danej szafki z dokumentami. Systemy zapisu papieru i atramentu są podatne na błędy (np. Szukanie pliku, który został już wycofany), a także na kradzieże i nieprzewidziane katastrofy, takie jak pożary czy powodzie. Jeśli ważne dokumenty zostaną skradzione lub zniszczone przed terminem ich dysponowania, może to spowodować znaczące konsekwencje dla szkoły jak i dla uczniów. Mimo, że takie katastrofy są rzadkie, nadal stanowią ogromną wadę fizycznych systemów zarządzania dokumentami.

Na szczęście, w dzisiejszych czasach papierowe kopie nie są jedynym możliwym rozwiązaniem. Wiele aspektów branży edukacyjnej zmierza ku kierunku zwiększonej cyfryzacji. Tablice Smartboards wyparły już klasyczne tablice kredowe, uczniowie mogą trzymać całe biblioteki przy sobie i zabrać ze sobą swoje książki do domu, trzymając je na tabletach czy kindlach, ponadto mogą dostarczać wypracowania online. Mając to na uwadze, nie powinien dziwić fakt, że szkoły mogą zakupić oprogramowanie do zarządzania dokumentami, takie jak OpenM, które specjalizuje się we wprowadzaniu automatyzacji procesów biznesowych do świata zarządzania dokumentami uczniów.

Zautomatyzowanie procesów za pomocą programu do zarządzania dokumentami chroni przed możliwymi problemami z dokumentami fizycznymi, a także oferuje wiele innych korzyści. Przede wszystkim do zarządzania i przeszukiwania archiwów potrzeba mniej pracowników, całe sale (wypełnione pudłami z papierem) można zwolnić na nowe sale lekcyjne. Dodatkowo pozwala tworzyć kopie zapasowe dokumentów elektronicznych, zapewniając, że nie zostaną zniszczone przez dziwaczne wypadki. Pennsylvania College of Technology jest przykładem tego, jak automatyzacja procesów może znacznie przyspieszyć i ulepszyć systemy zarządzania dokumentami. Uczelnia ta, nie tylko przekształciła wszystkie swoje dokumenty edukacyjne w akta elektroniczne, ale także zdołała opróżnić cały dział kadr (pokój 20x30 wypełniony szafkami na dokumenty) na kilka dysków twardych. To znacznie zaoszczędziło miejsce oraz czas i oznaczało, że uczelnia musiała zatrudnić tylko dwóch tymczasowych archiwistów, zamiast zwykłych pięciu. To tylko jeden przykład tego, jak elektroniczne zarządzanie dokumentami może usprawnić edukacyjny proces biznesowy. Jeśli kiedykolwiek korzystałeś z katalogu biblioteki cyfrowej, aby znaleźć odpowiednie książki lub przesyłałeś esej online, to już na własne oczy mogłeś się przekonać, co efektywne oprogramowanie do zarządzania treścią może zaoferować nauce.

Zintegrowane akta uczniów, to ogromna korzyść dla wywiadu gospodarczego w szkołach. Szkoły z systemami zarządzania dokumentami papierowymi i atramentowymi często posiadają słabą inteligencję biznesową. Nadmiarowe i niepotrzebne pliki są zbyt często tworzone, a odpowiednie pliki bywają niemożliwe do odzyskania, ponieważ zostały już usunięte przez inną osobę. Oprogramowanie do zarządzania dokumentami zostało zaprojektowane przez profesjonalnych programistów w celu rozwiązania tych problemów dzięki dobrej integracji aplikacji. Większość oprogramowania jest kompatybilna z dowolnym modelem skanera lub drukarki Smart, a pliki można skanować z dowolnego urządzenia tego typu w danym okręgu szkolnym i przesyłać do centralnego archiwum cyfrowego, które następnie sortuje elektroniczne formularze, aby ewentualnie udostępnić je programom, które powinny mieć do tego dostęp . Dostęp do dokumentacji elektronicznej może uzyskać każdy upoważniony personel, uczeń lub rodzic, a więcej niż jedna osoba może łatwo przeglądać ten sam dokument. Takie systemy zarządzania dokumentami sprawiają, że informacje o uczniach są łatwo dostępne, bezpieczne i zapewniają natychmiastowe kopiowanie i odzyskiwanie od momentu utworzenia dokumentu do momentu ich usunięcia.

Kiedy mówimy o usuwaniu, wszystkie dokumenty i pliki utworzone przez szkoły podlegają harmonogramom przechowywania i rozporządzania. Są to reguły określające, jak długo dokument musi być przechowywany w aktach oraz kiedy należy go usunąć lub zarchiwizować. W schematach zarządzania danymi fizycznymi często dokonuje się tego poprzez niszczenie dokumentów. W przypadku większości szkół publicznych i wszystkich szkół podstawowych i ponadpodstawowych, które otrzymują fundusze federalne, harmonogramy zatrzymywania i usuwania są określone w ustawie o rodzinnych prawach do edukacji i prywatności (FERPA). FERPA nie narzuca konkretnych wytycznych, kiedy dokumenty powinny zostać zniszczone, ale generalnie w przypadku tymczasowych akt uczniów, takich jak akta aplikacji, przechowywanie akt ma zastosowanie przez pięć lat po zakończeniu nauki przez ucznia. Trwałe rejestry muszą być przechowywane i archiwizowane przez maksymalnie 60 lat. Jak wspomniano powyżej, nie jest to wiążąca zasada, a szkoły prywatne lub szkoły, które nie otrzymują finansowania od państwa, nie są objęte tym rozporządzeniem. Wiele różnych dokumentów uczniów podlega różnym harmonogramom przechowywania, na przykład dla uczniów szkół specjalnych, a śledzenie, które pliki należy przechowywać, a które należy zniszczyć, może szybko stać się mylące. Dlatego oprogramowanie do zarządzania dokumentami można zaprogramować tak, aby przestrzegało tych reguł, automatycznie usuwając lub archiwizując rekordy, których harmonogramy przechowywania dobiegły końca. Zapewnia to zgodność z przepisami federalnymi i pomaga zmniejszyć bałagan wynikający z nadmiarowych lub nieaktualnych informacji.

Elektroniczne zarządzanie dokumentami ma kluczowe znaczenie dla uproszczenia zarządzania dokumentacją w szkołach. Wielu profesjonalnych programistów tworzących to oprogramowanie zapewnia doskonałe zaangażowanie społeczności i obsługę klienta. „Jeśli nie wiesz, jak wdrożyć te programy w swojej szkole, wielu programistów udostępnia pomocne przewodniki dotyczące korzystania z nich zarówno w formacie PDF, jak i na żywo w formie webinarów” - mówi ekspert z CraftResumes. Przejście do zrobotyzowanej automatyzacji procesów w zarządzaniu rekordami jest bardziej opłacalne, wydajniejsze, a przy różnych dostawcach oprogramowania nigdy nie było łatwiejsze. Dlaczego by więc nie zrobić kroku w przód w szkole, aby pozbyć się szafek na dokumenty i zastąpić je skanerami i dyskami twardymi.

Bio: Jennifer Broflowski jest uznaną niezależną pisarką specjalizującą się w marketingu cyfrowym. Jest wszechstronną pisarką, która ma doświadczenie w pisaniu wszystkiego, od kreatywnych tekstów po artykuły i przydatne wskazówki, jak zwiększyć produktywność.