Kompletny przewodnik dotyczący tworzenia planu zarządzania dokumentami

Kompletny przewodnik dotyczący tworzenia planu zarządzania dokumentami

Napisane przez Ana Mayer, 20 Stycznia 2021 roku.

W związku z pandemią z 2020 roku, która mocno uderzyła w przedsiębiorstwa, większość firm stara przewidzieć się, co przyniesie im przyszłość.

Stworzenie solidnego planu zarządzania dokumentami jest niezawodnym sposobem w jaki Twoja firma może przygotować się na przyszłość po 2020 roku. Plan zarządzania dokumentacją zapewnia również, że Twoja firma:

• Odpowiednio chroni najważniejsze informacje firmowe.
• Jest zgodna z wszelakimi przepisami w twoim regionie i/lub na całym świecie.
• Pracuje z budżetem kosztów operacyjnych.
• Pracuje nad zmniejszeniem ryzyka sporów sądowych.
• Pracuje wydajnie i we właściwy sposób wykorzystuje wszystkie przydzielone jej zasoby.
• Poprawi dostęp do informacji.

Artykuł ten jest przewodnikiem dotyczącym tworzenia solidnego planu dokumentacji dla Twojej firmy. Zacznijmy więc od tego, czym jest zarządzanie dokumentacją?

Czym jest zarządzanie dokumentacją?

Zarządzanie dokumentacją to sposób w jaki organizacja obsługuje dokumenty, aby informacje były tworzone,  rozpowszechniane,  porządkowane i poukładane w efektywny sposób.

Plan zarządzania dokumentacją powinien obejmować metody i sposoby, jakich Twoja firma będzie używać aby bezpieczniej i skuteczniej chronić informacje.

Firma musi zapewnić bezpieczny i scentralizowany sposób przechowywania dostępu do dokumentów na różnych poziomach firmy. Powoduje to, że właściwe osoby mają szybki dostęp do określonych dokumentów.

Kompletny przewodnik po zarządzaniu dokumentami

Stwórz kompetentny zespół projektowy

Pierwszym krokiem jaki należy podjąć do stworzenia planu zarządzania dokumentami jest posiadanie kompetentnego zespołu. W skład tego zespołu powinny wchodzić osoby doświadczone i z wiedzą o Twojej organizacji.

Główne osoby w zespole, mogą pochodzić bezpośrednio z Twojej firmy lub być organem zewnętrznym, który jej pomoże. Jeżeli są oni obcokrajowcami, upewnij się, że masz w firmie osoby w innych działach, do których mogą oni dołączyć.

Dzieje się tak, ponieważ wybrani członkowie z różnych działów Twojej firmy dadzą im jasny obraz działania systemu plików. Dodatkowo, będą oni pełnić funkcję negocjatorów między zespołem projektowym a innymi  grupami.

 Jasno zdefiniuj procedury systemowe

Prostota jest zawsze najlepsza. Miej pewność, że cokolwiek robisz to strategia zarządzania dokumentami tworzona przez Ciebie jest łatwa do zrozumienia dla każdego pracownika. Eliminuj niepotrzebne czynności w systemie.

Identyfikuj każdy dokument

Proces określania rodzaju dokumentów, którymi Twój zespół projektowy będzie się zajmował jest niezbędny do posiadania skutecznego systemu kontroli dokumentów. W tym kroku przyjrzymy się w jaki sposób firma używa różnych typów dokumentów.

Wykonanie tego kroku może zająć trochę czasu, ponieważ zespół projektowy musi przeprowadzić inwentaryzację dokumentów w każdym dziale organizacji. Dotyczy to każdego rodzaju dokumentów, zarówno elektronicznych jak i papierowych.

Na końcu tego etapu, zespół projektowy powinien być w stanie określić, które dokumenty są:

• rękopisami,
• informacjami dla konsumentów,
• materiałami referencyjnymi,
• duplikatami,
• dokumentami osobistymi,
• formularzami, itp.

 Stwórz swoją strategię zarządzania dokumentami

Silna strategia zarządzania dokumentami zapewnia udany plan zarządzania nimi. Upewnij się, że strategia zarządzania dokumentami zawiera zarys:

• Sposobu, w jaki dokumenty będą gromadzone, przygotowywane, badane, przechowywane, odzyskiwane a nawet usuwane z systemu zarządzania dokumentami Twojej firmy.
• Kryteriów jakie należy osiągnąć, aby ukończyć dany etap.
• Planu, czy firma będzie używać systemu między oddziałami, czy każdy oddział będzie potrzebować specyficznego systemu plików.
• Procesu niszczenia lub archiwizacji dokumentów, gdy nie będą one potrzebne.

Organizuj i restrukturyzuj bieżące pliki i dokumenty

Ten krok jest szczególnie przydatny do poprawiania wszelkich błędów, które mogły zostać niezauważone
w zakresie organizacji lub struktury aktualnych plików w Twojej firmie.

Oto niektóre zadania, jakie powinien wykonać Twój zespół projektowy:

• Upewnić się, że stare i nowe pliki są podobne do siebie pod względem archiwizacji i zarządzania.
• Upewnić się, że nazewnictwo plików wygląda tak samo w różnych działach.
• Sprawdzić, czy proces tworzenia plików przebiega w ten sam sposób w różnych działach.
• Wyeliminować zbędne dokumenty, aby zwiększyć dostępną przestrzeń dyskową i tym samym usprawnić zasoby Twojej firmy.

Pozbądź się niepotrzebnych dokumentów

Uporządkuj pliki. Zidentyfikuj te, które są niepotrzebne i przekaż je innym działom do usunięcia lub zrób to w zespole projektowym.

Niezależnie od decyzji zespołu, należy odpowiednio zniszczyć dokumenty, aby nie stały się one ciężarem dla firmy.

Niemniej jednak, nie musisz niszczyć wszystkich niepotrzebnych dokumentów. Niektóre z nich można odłożyć do archiwów i wykorzystać je do stworzenia zapisu historii (oprogramowanie do zarządzania dokumentami świetnie się tu sprawdzi). Firma może również rozwijać obsługę przestarzałych i niepotrzebnych dokumentów.

Przetestuj swój nowy system kontroli dokumentów

Testowanie jest bardzo istotną częścią każdego projektu, przetestuj więc swój nowy system zarządzania dokumentami.

Nie bój się niepowodzeń podczas przeprowadzania testów na nowo utworzonym systemie. Testy pomogą ci określić, co zrobić, żeby go ulepszyć.

Celem całego zarządzania dokumentami jest finalne posiadanie działającego rozwiązania, ale bez testów, możesz też bez problemu rozmieścić nowe rozwiązanie do środowiska roboczego.

Przeszkól swoich pracowników w zakresie korzystania z nowego systemu kontroli dokumentów

Przetestowałeś więc nowy system zarządzania dokumentami i działa poprawnie? Teraz pora na przeszkolenie pracowników, jak efektywnie i poprawnie korzystać z nowego systemu zarządzania.

Jednym ze sposobów jest zwołanie spotkania w całej firmie i poinformowanie pracowników o wdrożeniu nowego systemu zarządzania dokumentami. Dzięki temu firma będzie działać sprawniej.

Zaplanuj okresowe sesje konserwacyjne i odświeżające

Nie ma szybszego sposobu na popsucie się czegoś, niż pozostawienie bez odpowiedniej konserwacji. Dlatego stworzenie systemu zarządzania dokumentami jest pierwszym krokiem w całej strategii zarządzania.

Upewnij się, że masz zaplanowaną okresową konserwację systemu. Pomoże to ewoluować systemowi wraz
z rozwojem Twojej firmy.

Przeprowadzenie sesji odświeżających sprawi, że każdy pracownik będzie wiedział jak korzystać z utworzonego przez Ciebie systemu zarządzania dokumentami.

Podsumowanie

Stworzenie systemu zarządzania dokumentami wcale nie jest najłatwiejsze, wymaga ono odpowiedniego planowania ale przy odpowiednim zespole można to z powodzeniem osiągnąć. Ponadto, jeżeli dokumentacja nie jest najmocniejszą stroną Twojego zespołu, to istnieje wiele stron z recenzjami usług dokumentacyjnych (np. Online Writers’ Ratings). Zapewniają one dostęp do organizacji, która może Ci w tym pomóc. Postępuj zgodnie z tym przewodnikiem, aby błyskawicznie utworzyć firmowy system zarządzania dokumentami.

Bio: Artykuł ten został napisany przez Ana Mayer, kierownika projektu z ponad 3 letnim doświadczeniem. W czasie gdy projekty mogą być realizowane bez jej udziału (co oznacza, że prawie nigdy) to lubi czytać i tworzyć specjalistyczne materiały naukowe na stronę z recenzjami o nazwie Best Writers Online. Taka praca daje jej możliwość pisania artykułów na najważniejsze współczesne tematy.