System zarządzania wydajnością

System zarządzania wydajnością

Napisane przez Ana Canteli, 22 czerwca 2021 r.

Proponując skuteczny system kontroli wydajności nikt nie wątpi w potrzebę i logikę takiego systemu na poziomie finansowym czy ekonomicznym, ponieważ wszyscy wiemy, jak ważne są one w podejmowaniu strategicznych i operacyjnych decyzji. Jednak jeśli chodzi o robienie tego samego z kapitałem ludzkim, zarówno koncepcja, jak i cel są bardziej abstrakcyjne, a zatem trudniejsze do zdefiniowania i postawienia.

Skuteczne oprogramowanie do zarządzania wydajnością to metodologia, której przestrzega organizacja wspierana przez procesy, systemy i wskaźniki niezbędne do pomiaru i monitorowania wydajności biznesowej. Podmioty zainteresowane usprawnieniem i maksymalizacją zarządzania wydajnością firmy nie mogą ignorować wpływu, jaki wydajność pracowników ma na wyniki organizacji. Ponadto, realizując takie podejście do osiągania wysokich wyników biznesowych, niezbędne jest zaangażowanie w to kierownictwa, które będzie zarządzać zasobami, zwłaszcza czasowymi, pieniężnymi i wiedzą, niezbędną do opracowania strategii.

Z drugiej strony posiadanie oprogramowania do zarządzania wydajnością biznesową nie jest przeznaczone tylko dla wiodących na rynku firm. W środowisku, w którym konkurencyjność, globalizacja i niepewność osiągają niespotykane wcześniej wyżyny, posiadanie narzędzi do zarządzania wydajnością pomaga zagwarantować doskonałe wyniki. Nie należy również zapominać, że wraz z rozwojem firmy schemat organizacyjny staje się bardziej złożony, ponieważ musi przedstawiać kartę wyników z funkcjami i obowiązkami oraz zapewniać dostęp do powiązanych informacji, takich jak wiedza i doświadczenie wymagane w zakresie zasobów ludzkich, celów, poziomów wynagrodzeń itp. Jak widać, gdy tylko pomyślimy o jakiejkolwiek organizacji, oprogramowanie do zarządzania wydajnością biznesową staje się coraz bardziej potrzebne.

Cele zarządzania wydajnością

Skuteczny system zarządzania wydajnością musi zapewniać pewną elastyczność. Musi być w stanie dostosować się do kultury korporacyjnej, do różnych modeli zarządzania, które z kolei będą definiowane przez inne procesy zarządzania. Prawdą jest również to, że musi być źródłem rozwiązań dla rozpoznanych i konkretnych wyzwań i celów.

Organizacje często kupują i wdrażają zintegrowane systemy zarządzania wydajnością z następujących powodów:

• Poprawa wyników:  zwłaszcza na poziomie ekonomicznym. Ostatecznie każda organizacja jest oceniana na podstawie końcowych wyników. System zarządzania wydajnością przedsiębiorstwa pokazuje, w jaki sposób realizacja strategii polityki przyczynia się do ciągłej poprawy wyników.

• Komunikacja i informacje zwrotne:  wysokowydajny system zarządzania musi zapewniać, że wszyscy jego członkowie znają wizję jednostki i cele strategiczne oraz, że są zgodne z oczekiwaniami dotyczącymi wyników. Jeżeli dodatkowo pracownicy będą mogli korzystać z systemu jako środka informacji zwrotnej, będzie można zawiesić cykliczne ograniczenie, jakie zwykle przedstawia ocenę wyników i sprawić, że będzie to proces ciągłego doskonalenia.

• Usprawnienie planowania:  wdrażając i rozwijając korporacyjną strategię wysokiej wydajności, ze względu na wiele czynników możemy odejść od wyznaczonych celów. Niezawodny system zarządzania wydajnością powinien pomóc nam zidentyfikować cele na czas i zachować podstawowe cechy każdego z nich: konkretny, mierzalny, osiągalny, realistyczny i o określonym horyzoncie czasowym. Przyczynia się to do tego, że planowanie strategiczne jest bezpośrednio związane z oceną wyników, tak aby ocena była przeprowadzana w możliwie najbardziej obiektywny sposób, biorąc pod uwagę cele i to, co wydarzyło się w analizowanym okresie.

Oprogramowanie do zarządzania dokumentami OpenKM posiada wszystkie niezbędne narzędzia, aby stać się systemem zarządzania wydajnością pracowników Twojej firmy.

Fazy ​​zarządzania wydajnością

Każda strategia jest warta uwagi. Jednakże, musi być zorganizowana w konkretnych etapach, bez których nie byłoby łatwo sprecyzować projekt biznesowy.

• Planowanie: dyrektywa we współpracy z kadrą kierowniczą średniego szczebla musi osiągnąć konsensus co do celów oraz niezbędnych i dostępnych środków i zasobów (nie są one takie same). Możliwe, że w wyniku powyższej sytuacji zostaną zaktualizowane opisy stanowisk, obowiązki i związane z nimi wynagrodzenie. Wszystkie te informacje znajdują się w treściach, które mogą być tworzone i zarządzane na bardzo różne sposoby. System zarządzania dokumentami OpenKM może być idealną platformą, na której członkowie firmy projektują i rozwijają dokumentację wynikającą z planowania strategii firmy. Każda osoba lub grupa osób, których dotyczy planowanie, będzie miała dostęp do platformy na podstawie przypisanych profili i ról oraz polityki bezpieczeństwa zastosowanej na poziomie granularnym. Ponadto, dzięki narzędziom do komunikacji zawartym w systemie zarządzania dokumentami, pracownicy będą informowani o jakichkolwiek zmianach lub udoskonaleniach.

• Wdrażanie:  po zdefiniowaniu celów i wyjaśnieniu środków do ich osiągnięcia konieczne jest odpowiednie działanie i przeprowadzenie wszystkich zmian, aktualizacji, a nawet rozpoczęcie nowych zadań w celu rozwiązania dotychczas nierozwiązanych problemów. Dzięki funkcjonalnościom takim jak workflow, automatyzacja, OCR zone, raporty, usługa abonamentowa itp. organizacja będzie miała wszystkie niezbędne narzędzia do zastosowania planu opracowanego przez menedżerów.

• Monitorowanie, przegląd i aktualizacja: Po zdefiniowaniu systemu zarządzania wydajnością nadszedł czas, aby monitorować, przeglądać i aktualizować fazy, gdy jest to konieczne. Musimy mieć świadomość, że idealna strategia nie istnieje ze względu zarówno na czynniki wewnętrzne, jak i zewnętrzne. Dlatego zdolność adaptacji systemu zarządzania wydajnością do zmian jest istotnym czynnikiem przy wyborze narzędzi technologicznych, na których firma będzie polegać. System zarządzania wydajnością OpenKM działa w środowisku open source, co gwarantuje organizacji niezbędną elastyczność w dostosowywaniu oprogramowania do zarządzania dokumentami do bieżących i przyszłych potrzeb. Ponadto kompletny interfejs API, wraz z obecnością pakietów SDK dla Java PHP i .Net, pozwala każdej organizacji na bezproblemową integrację systemu z pakietem oprogramowania. Z drugiej strony,

Korzyści z zarządzania wydajnością

Zarządzanie wydajnością ma wiele zalet, z których wszystkie są w zasięgu każdej organizacji.

• Kultura korporacyjna:  System zarządzania wydajnością organizacji jest podstawą na której opiera się komunikacja, przekazywanie wartości i celów organizacji, co przyczynia się do jej wzmocnienia poprzez promowanie zaangażowania wszystkich członków organizacji.

• Poprawa wydajności pracowników i zarządzanie talentami:  System zarządzania wydajnością pracowników może i powinien być wykorzystywany do pomiaru profesjonalnej wydajności zasobów ludzkich organizacji, a co za tym idzie powinien stać się wiarygodnym instrumentem dla osób dedykowanych do zarządzania personelem. Wykrycie odchyleń powinno być rekompensowane ofertą szkoleń, planami kariery, a może programami kompensacyjnymi, które podtrzymują motywację pracowników i przyczyniają się do zatrzymania najlepszych z nich.

• Minimalizacja błędów i uprzedzeń: Jednym z najbardziej czułych składowych systemu zarządzania wydajnością jest możliwość zmniejszenia, a nawet wyeliminowania błędów w systemie. Istnienie możliwych wystąpień konfliktów wewnętrznych, a nawet obecność czynników, które wpływają na zarządzanie personelem - takich jak efekt aureoli, echo, domina, kontrastu i świeżości można rozwiązać dzięki konsekwentnemu i odpowiedzialnemu wykorzystaniu zarządzania o wysokiej wydajności oprogramowaniu. Nie należy zapominać o zniechęcającym wpływie, jaki oceny wyników mogą czasami wywierać na pracowników. Załóżmy, że organizacja zobowiązuje się do oceny profesjonalnego wykonywania swoich zasobów ludzkich na całym świecie. W takim przypadku zachęci to personel do poczucia większej wartości, ponieważ podkreślane będą „twarde” wyniki firmy i ludzkie aspiracje, które firma musi również rozważyć.

Skontaktuj się z nami, aby zobaczyć, jak OpenKM może stać się Twoim spersonalizowanym systemem zarządzania wydajnością.