System zatwierdzania różnych typów dokumentów z domu

System zatwierdzania różnych typów dokumentów z domu

Napisane przez Igor Grgur, pracownika OpenKM Serbia,  23 marca  2021

Wiele firm dostrzegło potrzebę prowadzenia działalności w elastycznym modelu pracy. Oprócz pracy z biura, pracownicy powinni również prowadzić swoją działalność z domu w sposób zdalny.

W dzisiejszych czasach firmy funkcjonują w bardzo dynamicznych warunkach, z rosnącą liczbą partnerów biznesowych, podwykonawców i klientów oraz potrzebą przyspieszonego rozwoju nowych usług i produktów. Dla firm, które pozycjonują się na rynku dzięki KONKURENCYJNOŚCI GRUPY, istotne jest to, aby modele biznesowe, łańcuchy i sieci wartości zostały sprawnie zreorganizowane. Wraz z rozwojem jakości usług, sprawność biznesowa jest od dawna warunkiem sukcesu w takiej grupie firm lub poszczególnych spółkach w grupie.

Firmy, które chcą osiągnąć sprawność biznesową, muszą posiadać sprawne systemy, a wśród nich niezbędna jest metoda zatwierdzania różnego rodzaju dokumentów i procesów. Firmy mogą skuteczniej osiągać większą prędkość, jakość usług wewnętrznych i zewnętrznych oraz odpowiednią wydajność pracowników.

Wszystkie dokumenty w firmie można podzielić na różne typy, najczęstsze z nich to:

• Zamówienie,
• Faktura,
• Faktura pro forma,
• Doradztwo wysyłkowe,
• Raport sprzedaży,
• Zgłoszenie towaru,
• Katalog produktów-cena-sprzedaży,
• Sprawozdanie z wydatków,
• Różne dokumenty projektowe.

Choć wielu uważa, że ​​e-maile, telefony i narzędzia takie jak Skype, Viber, WhatsApp czy inne komunikatory lub narzędzia do wideokonferencji wystarczą do sprawnej komunikacji i produktywności w zadaniach towarzyszących powyższym typom dokumentów, rzeczywistość jest inna.

Bez odpowiedniego systemu zatwierdzania różnych dokumentów firma pogrąża się w stosach informacji, lukach w procesach, złej obsłudze, powolności i błędach w pracy. Ogólnie rzecz biorąc, wydajność firmy spada wraz z narażeniem na zagrożenia bezpieczeństwa.

Złożoność obiegu dokumentów w organizacji, gdy wymagane jest działanie pracowników, odzwierciedlają następujące zmienne:

• operacje są podzielone na kilka działów (lub kilka firm),
• działy często opierają się w swojej pracy na określonych typach dokumentów,
• różnego rodzaju dokumenty wymagają różnych operacji, takich jak zatwierdzenia,
• operacje na dokumentach muszą być wykonywane w sposób ustandaryzowany i terminowy,
• w operacjach na jednym dokumencie uczestniczy kilku wykonawców wewnętrznych i zewnętrznych,
• różnym interesariuszom należy zapewnić łatwy dostęp i przegląd statusu dokumentu,
• zapisy i komentarze do dokumentów oraz nadawanie wersji dokumentom powinno być śledzone w ruchach dokumentów,
• dokumenty powinny być automatycznie klasyfikowane i usystematyzowane,
• posegmentowanie według określonej właściwości danych w samym dokumencie, tj. metadanych,
• niektóre dokumenty mogą być dostępne tylko dla określonych pracowników,
• pracownicy mogą wykonywać tylko określone czynności na dokumentach, tj. mieć większe lub mniejsze uprawnienia do odczytu lub zmiany danych lub statusu dokumentów,
• wszystkie dokumenty powinny być chronione przed umyślnym lub przypadkowym zagrożeniem bezpieczeństwa dokumentów,
• dokumenty powinny być dostępne do przeglądania na różnych urządzeniach z firmy i lokalizacji zdalnych,
• pliki dokumentów powinny być możliwe do zaobserwowania jako usystematyzowane fizycznie, usystematyzowane logicznie, usystematyzowane metadane, do czasu zmiany lub operacji na dokumencie,
• Należy zachować automatyczne powiadomienia o zmianach lub wprowadzaniu nowych dokumentów.

Powyższe operacje komplikują się wraz z rosnącą liczbą różnego rodzaju dokumentów, liczbą działów w firmie, liczbą firm, a także liczbą pracowników lub wykonawców zaangażowanych w procesy, współpracujących ze sobą online i pracujących przy minimalnym przeszkoleniu. Wydaje się, że jest to bardzo wymagający cel do osiągnięcia.

OpenKM to platforma, na której można skutecznie rozwiązać wszystkie wyżej wymienione problemy. Oferuje wystarczającą elastyczność dostosowań w samym kodzie aplikacji. Ponadto OpenKM jest odpowiedni do tworzenia zewnętrznych aplikacji, które będą opierać się na bazie danych OpenKM i skutecznie rozszerzać funkcjonalność. Bezpieczeństwo systemu przed nieautoryzowanym dostępem do dokumentów w OpenKM jest na najwyższym poziomie. Zapewniona jest również ochrona przed zawsze możliwymi zagrożeniami wewnętrznymi dla bezpieczeństwa i integralnością informacji. OpenKM prowadzi wydajne ścieżki audytu, aby skutecznie śledzić to, który użytkownik uzyskał dostęp do którego pliku i kiedy się to stało.

OpenKM ma bardzo solidną funkcję wyszukiwania wspieraną przez OCR, która pozwala przeszukiwać pliki i foldery oraz ich zawartość, a nawet podpisy na zdjęciach. Za pomocą kilku kliknięć pracownicy mogą uzyskać listę dokumentów spełniających kryteria wyszukiwania, dzięki czemu niektóre właściwości mogą być jednocześnie bardziej odpowiednie niż cały dokument. Wyszukiwanie tekstu dokumentu według domyślnego słowa kluczowego to bardzo przydatna funkcja.

Uważamy, że podczas skanowania wielu dokumentów i importowania ich do OpenKM, dokumentom należy automatycznie nadać tytuł według określonej formuły, opartej na wartości danych zawartych w dokumencie lub jego statusie. Automatyczne nazewnictwo, automatyczne filtrowanie dokumentów według niektórych właściwości oraz segmentacja, czyli automatyczne grupowanie i wykonywanie automatycznych operacji na grupach dokumentów, a wszystko to w konfigurowalnym trybie niestandardowego rozwiązania. To podstawa łatwej obsługi rozwiązania i odpowiedniego ROI.

Profesor sprzętu, M. Porter pod koniec lat 70. wyjaśnił w sposób obrazowy, w jaki sposób firmy konkurują jakością swoich łańcuchów wartości na drodze do przewagi konkurencyjnej. Później Svoika i Raiport oraz wielu innych podobnie wyjaśniało realia biznesu. Firmy zasadniczo konkurują z sieciami wartości, tj. z kilkoma sieciowymi firmami partnerów, podwykonawców i klientów. Konkurencyjność takiego biznesu zależy od pomyślnie wdrożonego repozytorium dokumentów oraz systemu zatwierdzania różnego rodzaju dokumentów w pracy zespołowej.

Pracownicy i zespoły pracujące zdalnie rozumieją, jak ważne jest posiadanie wszystkich niezbędnych informacji oraz skuteczna komunikacja i współpraca. Uczestnicy biznesowi pracujący w rozwiązaniu OpenKM do zatwierdzania różnych typów dokumentów nie odczuwają różnicy, czy siedzą ze współpracownikami w biurze, czy w odległej lokalizacji. Dobrze zaprojektowany i uporządkowany system pracy, procesy biznesowe i towarzyszące im narzędzia rozwiązują kilka luk, które napotykają firmy, które działają bardziej kompleksowo jako grupa działów lub firm, przede wszystkim jeśli praktykują pracę w domu.

Ograniczenia techniczne stają się coraz słabszym czynnikiem ograniczającym pomyślną pracę, ponieważ w dzisiejszych czasach mamy bardzo rozwiniętą technologię i narzędzia. Jednak kreatywność i konsekwencja w planach stają się coraz bardziej znaczącym czynnikiem i warunkiem sukcesu. 

Zachęcamy do rozważenia OpenKM jako dojrzałej opcji w tych działaniach.