Zoptymalizuj wydajność swojej pracy dzięki OpenKM i CmisSync

Zoptymalizuj wydajność pracy dzięki OpenKM i CmisSync

Napisane przez Ricardo Álvareza, pracownika OpenKM USA, 26 lutego 2021 r

OpenKM aktywnie współpracuje z naszymi klientami na różne sposoby, aby zidentyfikować i zastosować swoje narzędzia do optymalizacji procedur operacyjnych. Jedną z najbardziej udanych i prostych implementacji OpenKM jest integracja z CmisSync.

Zastąpiliśmy naszą aplikację Desktop Sync aplikacją CmisSync, aby zapewnić naszym użytkownikom większą kontrolę i bezpieczeństwo.

Czym jest CmisSyns?

CmisSync służy do synchronizowania dokumentów między wyznaczonymi plikami na serwerze OpenKM klienta a środowiskiem lokalnym użytkownika, umożliwiając im łatwe pobieranie, tworzenie, aktualizowanie, przenoszenie lub usuwanie plików z repozytorium przez ustanowione połączenie.

Funkcje

Głównym celem CmisSync jest synchronizacja plików lokalnych z repozytorium serwera prywatnego. Jednakże, na tle innych narzędzi do synchronizacji, CmisSync wyróżniają dwa elementy: bezpieczeństwo i kontrola. 

 Bezpieczeństwo

Bezpieczeństwo dokumentów w CmisSync jest zwiększone dzięki zapewnieniu bezpośredniej synchronizacji z serwerem plików użytkownika lub chmurą prywatną zamiast z chmurą publiczną.

Aplikacja zapewnia większe bezpieczeństwo niż standardowe narzędzia do synchronizacji innych firm i usługi chmury publicznej, zapewniając przy tym dalszą kontrolę nad kontami użytkowników serwera plików i uprawnieniami w zakresie administracji i bezpieczeństwa. Innymi słowy, pracownicy widzą tylko te pliki, które mogą przeglądać.

Kontrola

Włączenie synchronizacji lokalnej z serwerem eliminuje konieczność duplikowania plików przy użyciu funkcji kontroli wersji OpenKM.

Ponadto użytkownik może wybrać pliki lub foldery do synchronizacji, aby zoptymalizować wydajność systemu.

Wyznaczeni użytkownicy mogą zatrzymywać oraz blokować pliki w chmurze, aby zapobiec konfliktom podczas wprowadzania modyfikacji.

Typowe zastosowania

Specyficzne dla każdej firmy przepływy firmy mogą określać sposób, w jaki firmy mogą odnieść korzyści z korzystania z systemu synchronizacji z komputerem stacjonarnym. Biorąc to pod uwagę, oto niektóre z najczęstszych zastosowań funkcji synchronizacji pulpitu, za którymi napotkaliśmy się u naszych klientów:

1. Praca zdalna

Praca zdalna staje się coraz bardziej popularna w ciągu ostatnich kilku lat, szczególnie po 2020 roku.

Synchronizując folder lokalny z serwerem, użytkownik może płynnie przejść z biura domowego do biura biznesowego bez ręcznego przesyłania plików.

2. Zsynchronizowane zespoły

Podobną zasadę można zastosować do sieci użytkowników, które wymagają ciągłych modyfikacji podczas pracy nad wspólnymi projektami.

Aktywni użytkownicy każdego projektu mogą wybrać i zsynchronizować folder lokalny z pojedynczym folderem na serwerze zawierającym wszystkie dane projektu.

Połączenie można ustanowić jako synchronizację dwukierunkową, zapewniając, że za każdym razem, gdy użytkownik aktualizuje plik, aktualizuje on udostępniony plik na serwerze połączonym, co zaktualizuje stan plików lokalnych u wszystkich użytkowników powiązanych z projektem.

Typowym scenariuszem tego typu interakcji jest używanie i aktualizowanie często używanego zasobu, takiego jak cennik.

Firma z kilkoma menedżerami konta musi mieć ich wszystkich na bieżąco podczas aktualizacji wszelkich zmian w cenniku. Wymuszając zsynchronizowany plik na całym świecie, pojedyncza aktualizacja wykonana przez użytkownika z uprawnieniami do modyfikacji może potencjalnie zaktualizować dziesiątki plików pracowników jednocześnie, bez konieczności wykonywania jednej czynności lub powiadomienia z ich strony.

3. Duże pliki projektów

Ciągłe aktualizowanie dużych plików – lub dużej liczby plików – może przerwać przepływ pracy każdego pracownika.

Prostym sposobem na poprawę wydajności pracy z dużymi plikami jest synchronizacja żądanych plików i ustalenie wolnego tempa aktualizacji.

Użytkownik może również ustawić limit przepustowości pobierania i wysyłania, aby uniknąć pogorszenia wydajności systemu.

4. Praca ze specjalistycznymi typami plików

Systemy ECM rzadko umożliwiają podgląd lub modyfikację plików branżowych przez Internet.

Typy plików przeznaczone do audio, projektowania, modelowania 3D i wielu innych produkcji wymagają komercyjnego oprogramowania innej firmy do ich edycji, a ich modyfikowanie może być bardzo niewygodne.

Synchronizując pliki lokalnie, użytkownicy mogą uniknąć kłopotów z logowaniem, pobieraniem dokumentu, modyfikowaniem go, a następnie przesyłaniem z powrotem do repozytorium.

Jak skonfigurować CmisSync z OpenKM

1. Pobierz CmisSync z oficjalnej strony internetowej,
2. Otwórz aplikację i wprowadź publiczny adres URL instancji OpenKM, który prezentuje się następująco: /openkm/cmis/atom,
3. Wprowadź dane uwierzytelniające użytkownika dla OpenKM,
4. Wybierz folder repozytorium do synchronizacji,
5. Wybierz i zmień nazwę ścieżki lokalnej do synchronizacji (opcjonalnie),
6.  

Wniosek

Nie jest tajemnicą to, że firmy używają coraz większej ilości plików, a przechowywanie dużych ilości plików na komputerach lokalnych może być szkodliwe, nie wspominając o dodatkowej pamięci wymaganej do kontroli wersji i nieuniknionym bałaganie, jaki powoduje.

OpenKM i CmisSync pozwalają użytkownikowi na uzyskanie lokalnych korzyści związanych z przechowywaniem plików i dostępem do nich bez ponoszenia jakichkolwiek niepowiązanych wad lokalnego przechowywania.

Poprzez implementację standardów Content Management Interoperability Services, OpenKM pozwala użytkownikom zdefiniować warstwę abstrakcji do kontrolowania repozytorium za pomocą protokołów sieciowych.